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公车加油卡管理审计事项案例
  • 发布日期:2017-11-03 10:49   信息来源: 天长市审计局    作者: 吴晓    浏览数:

      一、项目背景

    依据《中华人民共和国审计法》及CZ市审计局授权,TC市审计局在对TC市某单位原负责人离任审计中,由于该单位执法车辆有10多辆,公务用车费用金额较大。因此审计将公车加油事项列入审计重点。该单位公务用车采取用加油卡加油的方式,有一张主卡,20多张副卡。单位财务购买汽油后,加油站将购油款充值到主卡,然后由单位经办人从主卡向副卡分配金额,副卡一车一卡。根据账面统计,2014年至2016年该单位发生充值加油费用共计127.50万元。审计人员将加油卡主卡、副卡明细登记簿进行比对,账面充值金额与主卡到账及分配金额进行核对。

    二、审计范围和内容

    (一)时间范围:2014年至2016年,重大事项追溯到相关年度。

    (二)地区范围:CZ市TC市。

    (三)对象范围:CZ市TC市某单位、加油站

    (四)主要内容: 核对TC市某单位2014年至2016年期间账面支付加油卡主卡应充值金额与加油站主卡充值到账金额是否一致;核对主卡分配至副卡的金额与办公室登记簿分配金额是否一致;检查加油卡管理、使用是否合规,手续是否完备等。

    三、审计步骤和方法

    (一)数据采集

    1.账面加油卡支出数据:该单位提供的2014年至2016年加油费支出明细表

    2.加油站主卡充值到账数据:TC市中石化有限公司提供的2014年至2016年该单位卡号为00001的主卡充值明细表

    3.主卡分配副卡数据:

    1)TC市中石化有限公司提供的从主卡分配至卡号从00002至00030的29张副卡明细情况表

    2)该单位提供的登记簿中各副卡充值情况表

    (二)数据整理

    上述数据来源于不同的部门和单位,格式不一,有的是分年度数据,有的未注明年度且由于操作人员水平参差不齐等原因,所提供给审计部门的原始数据还存在一些冗余、空值等情况,故需先对各项数据表进行整理,形成符合审计条件和格式的汇总表,以保证能有效导入及分析。

    (三)数据导入

    将上述各个部门整理后的excel电子表格逐一导入到SQL中新建的“加油卡审计”数据库中。

    (四)审计思路和数据信息分析方法

    从账面统计2014年至2016年该单位共发生加油费支出127.50万元,其中,2014年42.50万元,2015年40万元,2016年45万元。是否127.50万元全部充值到主卡?主卡除了分配副卡外是否还有其他的用途?主卡充值到副卡的金额与办公室登记簿上每张副卡入账金额及笔数是否能对应?

    1.分别统计该单位2014年至2016年账面支出加油费总金额和加油站充值总金额,寻找差异;

    Select sum(支出金额)加油总金额

    From dbo.2014年至2016年加油费支出明细表

     

    Select sum(金额)主卡充值金额

    From dbo. 00001的主卡充值明细表

     

    2.利用加油站信息,分析从单位支出的加油费是否有未打入主卡的情况;

    Select *

    From dbo.2014年至2016年加油费支出明细表

    Where 支出日期not in

    (select 时间

    From dbo.00001的主卡充值明细表)

    Where year(支出日期) between 2014 and 2016

    3.利用加油站主卡数据,查询已发生的充值记录是否均有对应财务支出;

     Select *

    From dbo. 00001的主卡充值明细表

    Where时间not in

    (select 支出日期

    From dbo.2014年至2016年充值加油卡支出明细表)

    Where year(时间) between 2014 and 2016

    4.利用主卡中已分配到副卡的金额与登记簿对比,查看差额;

    Select sum(金额)副卡充值金额

    From dbo. 00001的主卡充值明细表

    Where 业务类型=‘额度预分配’

    Select sum(充值额)副卡登记充值总金额

    From dbo.各副卡充值情况表

    5.利用加油站提供的主卡分配至副卡的记录,与单位提供的登记簿上各副卡充值记录进行比对,看是否有不一致的情况;

    Select *

    From dbo. 卡号从00002至00030的29张副卡明细情况表

    Where 时间 not in

    (select 充值日期

    From dbo. 登记簿中各副卡充值情况表)

    Where year(时间) between 2014 and 2016

    四、审计发现主要问题和成果

     (一)15万元的加油费支出未及时充值。通过计算机辅助审计,审计人员发现该单位2015年12月支出的5万元、2016年3月支出的10万元加油费合计15万元的油费在加油站主卡充值表中未找到。经过进一步延伸发现这两笔资金直至2017年9月底尚未入卡,直至审计人员核对时才发现。

    (二)少量加油费被公款私用。审计发现主卡中有未分配到副卡而是直接从主卡中支出的情况,经追问相关经办人员确认,存在个别人员用单位加油卡为私家车及社会车辆加油的问题,金额合计0.53万元。

    (三)加油卡管理有待加强。该单位未建立加油卡主卡及副卡分配和剩余情况台账或者购销存的表格。经核对,部分从主卡分配至副卡的记录在法院加油卡登记簿上未记录。经询问,为经办人漏登。

    五、体会与启示

    中央把厉行节约、反对浪费工作放到突出位置来抓,特别是十八大以来,针对“车轮上的铺张”,审计部门一直都将市直单位、乡镇的务用车加油情况列入审计关注的重点内容。特别是对一些拥有执法车辆较多的部门,公务用车加油管理更是重中之重,但往往严控公务车加油也是各单位的难点。审计要摸清其公车加油管理模式,从管理中找漏洞,突破缺口,从而发现各种违规、违法现象。想要审查被审计单位公业务费用开支的真实、合法性,不能局限于账面支出,要结合从加油站取得的链条式证据,相互验证,寻找差异,其中的差异往往就是发现问题的苗头。针对公务车和加油卡数量较多的单位,利用计算机审计可以有效节省时间、提高效率,精准问题导向,有力提升审计质量和效果。根据问题提出针对性建议,能帮助被审计单位规范公务用车运行支出,降低车辆使用成本。

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