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巧用计算机辅助审计查出医院人员在编不在岗情况

  • 发布日期:2017-11-08 14:49   信息来源: 池州市贵池区审计局    作者: 江高明    浏览数:

     

    县级以上公立医院不同于同级行政事业单位,这类医院机构庞大、人员众多,仅靠抽查走访难以审查到人员在编不在岗情况。现多数县级以上公立医院都有完善的相关信息系统,如:考勤信息系统、电子病历系统等。借助考勤信息系统数据,审计人员利用SQL查询语句,便可查获医院有关人员在编不在岗情况。笔者通过参与主审G区中医院财务收支审计,通过重点事项人员编制管理的审计,查出医院在编不在岗情况。具体介绍如下:

    一、获取相关数据信息表

    根据了解G区中医院的相关信息,要求该院提供《中医院人员信息表》Excel表,根据中医院提供的相关管理制度结合工作介绍,知晓该院自2016年4月1日起利用后台数据名为sqlsever 的ZKTeco考勤管理系统实行刷脸考勤,并明确哪些科室为考勤科室、哪些科室不参加考勤,审计组根据这些已知因素,从而根据《中医院人员信息表》整理得出含有姓名、身份证号码等列的《中医院考勤人员花名册》Excel表,并要求中医院把考勤信息系统中的考勤情况导出,形成含有姓名、身份证号码、日期时间、记录状态等列的《中医院2016年度考勤表》Excel表。

    二、分析审计思路

    根据以往对机关事业单位人员编制的审计经验,审计组分析该院存在两种问题的可能:

    (一)不正常上班或不按规定考勤的审查方法

    根据中医院考勤相关规定,每天上下午的上下班时间各刷脸记录一次,则每人每天正常上班就记录4次,按每月22.5天计算,每月记录约90次, 2016年4-12月计9个月,则每个人正常都上班的情况下考勤记录应在810次左右。考虑工作人员出差、培训、正常请假等因素,如果考勤人员的总考勤记录次数在300次以下,就可能存在上班不正常情况。因此,可分组统计每人的考勤情况,查询出当年考勤记录在300次以下人员考勤统计情况。

    (二)在编不在岗的审查方法

    如果存在属于在编在岗考勤人员,则在当年考勤信息系统中就没有考勤记录、或者考勤记录微乎其微,说明该人员基本无上班记录,基本认定该人员在编不在岗。可通过在数据库中将《中医院考勤人员信息表》的人员身份信息与考勤信息系统中的人员身份信息比对,查出当年在考勤信息系统中没有考勤记录、或者考勤记录微乎其微的人员情况。

    三、建立数据库,利用SQL语句查询,分析核实后得出结论

    (一)建立中医院数据库

    SQL中新建中医院数据库,然后导入《中医院人员信息表》《中医院考勤人员花名册》《中医院2016年度考勤表》等表,为查询分析数据提供基础表。

    (二)利用SQL语句查询、分析核实

    1.查询不正常考勤情况。首先在《中医院2016年度考勤表》中按人的考勤次数分组统计出每个人的2016年考勤次数情况,查询语句:select  count(姓名) 考勤次数,姓名 from dbo.中医院2016年度考勤表 group by 姓名 order by 考勤次数。通过对查询表107行的审查分析,发现考勤少的前14名考勤次数在300次以下,因此审计人员将前选14名考勤情况导出,形成《考勤次数少的记录表》,查询语句:select top 14 count(姓名) 考勤次数,姓名 into 考勤次数少的记录表 from dbo.中医院2016年度考勤表 group by 姓名 order by 考勤次数;查看表语句:select * from dbo.考勤次数少的记录表。导出《考勤次数少的记录表》提供给中医院,要求中医院对考勤次数少的情况作合理的解释并提供证据,如解释不合理或证据不充分,则审计认定该部分人员不正常上班或不按规定考勤。

    2.在编不在岗情况。根据审计思路,将《中医院考勤人员花名册》与《中医院2016年度考勤表》比对,对《中医院考勤人员花名册》表中的姓名不在《中医院2016年度考勤表》中,则说明该人员没有上班,即该人员在编不在岗。查询语句:select * into 无考勤记录人员情况表from  dbo.中医院考勤人员花名册 where 姓名 not in (select 姓名 from dbo.中医院2016年度考勤表),查看无考勤记录人员情况表有12行记录。导出《无考勤记录人员情况表》,要求中医院对无考勤人员和考勤次数微乎其微的人员考勤,作合理的解释并提供证据。

    四、审计成果

    区中医院对医保科设置在和平路的解释欠合理证据;中医院通过调查解释:“……胡某2016年度全年参与考勤”的信息与实际情况不符,说明中医院考勤信息系统管理有待进一步改进。通过该项目的审计,认定“区中医院2016年度考勤信息及管理不规范”。不符合《安徽省人民政府关于县级公立医院综合改革的意见》(皖政〔2012〕98号)中“30.加强信息化建设。……”和2014年《安徽省人民政府办公厅关于巩固完善县级公立医院综合改革的意见》中“13.加快推进信息化建设。……”的规定。依据上述规定,区审计局发出《审计报告》,责成区中医院加大信息化建设推进力度,3个月内全面完善包括考勤系统在内的医院信息系统的建设。目前,区中医院新系统已升级,考勤信息管理制度在进一步完善中。

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