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浅谈如何注重完善施工资料保障投资项目精准审计
  • 发布日期:2017-11-08 14:50   信息来源: 合肥市蜀山区审计局    作者: 唐怀舟    浏览数:

      施工资料是工程项目实施过程的真实记录和具体反映,是工程管理、工程质量、工程进度、工程变更、工程验收等环节具体全面的体现。施工资料是否准确、齐全,直接反映了一个工程管理的水平,而且对工程竣工决算审计影响很大。要想做到精准审计,一定要把控项目全程,洞悉工程细节,掌握变更因果,这就要督促项目单位规范管理、科学施工,并且按规范完善工程档案资料。

    首先,我们来分析下当前施工资料存在哪些常见的问题。

    一是格式杂乱无章。主要体现在表格形式不规范,内容不统一。不同的项目所用的资料表格不完全相同,填写的内容也有差异,建管部门都有相应的规范要求,有的项目单位却是自行设计表格,五花八门,甚至一个工程一样的事项前后用多种表格,不同的人填写的内容也是杂七杂八。

    二是内容不全不实。主要体现在该写的不写,该详细说明的却用套话、含糊词一语带过,甚至随意涂改。每项资料的填写,都有规范说明,有的项目管理人员不看要求,想当然处理,有的直接在上面涂划,修改后也不进行确认,易造成资料不实。

    三是后补、代签、造假。主要体现在资料不能及时完成,事后再补,弄虚作假,内容失真。现场施工记录、原材料检测抽样记录、变更签证确认等需要及时填写,更需要真实、准确,但大多数项目人员没有养成良好的习惯,做不到现场填报,也不及时进行资料确认,而是事后补做。还有的项目单位、施工单位、监理单位等对施工资料根本不重视,相关人员不填写有关资料,而是由资料员代劳,甚至有的管理人员、施工人员、监理人员该签名的不签,也由资料员或别人代签,造成资料内容失真,不能很好的反映施工现场的实际情况。更可恶的是还有的单位照搬照抄其他工程资料,改个项目名称而已。

    四是验收记录不正规。主要体现在只记录结果,没有相关数据,不同分项验收记录在一起等。不少项目单位为了做资料方便,隐蔽或分项工程验收合格后,不及时填写记录相关数据,最后只记录一个结果。有的还将不同分项或不同时间验收的工程内容填写在一张表格内。有的验收表也不及时请有关单位人员签字盖章,统一后补。

    五是原材料核查不严。主要体现在只看材料方提交的合格证,不查不核,进行原始登记。原材料进场提供的资料不齐全,也不核查、追究,表格记录内容填写不全、类别不清,甚至大多数资料为抄件或复印件,也不注明所用的工地名称、部位和数量的等。还有材料样品封存、样品送检记录缺失、不详,易造成材料的送检数量不足或未按规范要求送检的问题。

    一个项目从开工到竣工,历时较长,后期的竣工审计很大程度上依赖于施工资料的数据。作为审计人员,我认为有必要督促建设、监理、施工等项目相关单位完善好施工资料。下面就如何完善施工资料谈谈个人的一些看法。

    首先,着力提高项目单位的重视程度。项目初始就要介入项目监督,以书面形式向项目管理单位下达审计意见,明确工程管理注意事宜,提出关注问题,强调责任追究,通过面对面对接,提高项目管理人员对工程资料的重视程度,并要求选派专人负责资料的管理与跟踪。

    其次,适时组织业务培训,规范操作。督促项目建设单位组织施工、监理等单位进行培训学习,统一要求使用《建筑工程竣工验收技术资料统一用表》,熟练掌握工程项目资料表格内容的填写、编制等。平时注重提高专业技术人员的业务水平,从而有效地减少工作中的失误,提高工作效率。

    第三,抓好过程监督,确保资料及时、准确。在施工督查中,注意核查施工资料,发现后补、作假、代签、时间不实等问题,及时指正并要求项目单位限期整改,对于虽然填写了,但内容简单不详不实的,要督促充实完善。特别是隐蔽工程、阶段性工程验收及检查批记录,务必真实可靠,绝对不可随意更改,如有更改痕迹,必须进行联合确认。必要时,隐蔽工程还应留有现场图片、音像资料。

    第四,做好变更、签证的现场取证。工程项目难免会遇到变更问题,主要有设计变更、政策性变更、不可抗力造成的变更以及外界干预造成的变更等等。政策性变更及不可抗力造成的变更一般事实清晰有据,重点在于变更工程量的核查、确认及准确记录。设计变更及外界干预造成的变更原因就较为复杂,对其变更的合理性、合规性进行取证尤为重要,资料务必完备,以免后期审计无证可循,最基本的资料要有变更前的现场记录(含图片)、论证纪要、会议研究记录、变更审批等,重大变更还应编制可行性研究报告。只有合理、合规、可行的变更、签证才能计入造价核算内。

    第五,做好施工、监理人员在岗记录。工程能否按期完工与施工管理人员的责任心息息相关,一般情况下,在合同中都会约定对项目经理、监理人员的管理内容,如缺岗、脱岗、无故不参会、不假外出等情况的追责扣款,目的是遏制施工、监理单位人员脱离现场,这就要有详细的人员考勤记录,作为后期价款结算的依据。

    第六,搞好归档、保存工作。这也是关键的一个环节,一个项目竣工后会有很多施工资料,而且需要分类归档,必须要有专人负责。在存档前,保管人要认真核查每一份资料的合规性,不得漏签漏项,该署名的必须署名,该盖章的必须盖章,签署日期要具体到日,有的还要具体到几时。各类资料要制作资料目录,进行分装、编号、标注页码。施工中,如有借阅,要有交接手续。

    资料完整是做好投资审计的一个前提条件,还需要审计人员进行详尽的现场勘察,以及严密的外围走访、调查,决不能过度依赖现有的施工资料,如此,我们才能确保投资审计的精准。

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